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接電話的技巧
1.左手持聽筒,方便記錄
當我們講電話手持聽筒時要用哪一只手?可能有人認為用哪只手拿還不是都一樣。
話雖如此,但如果用左手拿,而將右手騰出來,在打電話的過程中,就可以作紀錄、查資料。反之,每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請稍等片刻”,并換另一只手拿聽筒,就容易耽誤時間。此外,還會讓對方留下不得要領(lǐng)的印象,從而對談話產(chǎn)生負面的影響。
為了避免這種不高明的做法,聽筒應(yīng)用左手來拿,并隨時將記錄本和資料放在手邊,以便能迅速地作出反應(yīng)。
2.做好事前準備,講電話不怯場
一般人認為:透過電話將事情說清楚,似乎是一件很容易的事,但實際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高,或所談之事非常重要時,自己就常會處于一種“怯場”的狀態(tài),大腦一片空白。即使沒有這么嚴重,能將事情正確地說清楚的人,也少得可憐。
所以,將資訊正確而簡潔地傳送給對方前,必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H,就不能簡潔地將一件事告訴對方,也是健康養(yǎng)生的。
在打電話之前,將要談的內(nèi)容記錄下來,就是簡便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準備好并放在手邊備查,就完美無缺了。這么一來,即使被對方反問,也能很快有條有理地回答。
3.接電話時,要說聲“您好”
一般人在接聽來電時,習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是,在公司內(nèi)接電話,應(yīng)拿起聽筒后,口齒清晰地說“您好”,再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。
在對方報出自己的姓名后,別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧,不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口,因為“自己并沒有受到這個人的關(guān)照”。
可是在商業(yè)上,有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道,如果說一句“承蒙關(guān)照”,會給對方有更好的印象,結(jié)果就會完全不同。
這樣打電話對身體有害